Техніка GTD
Коли ви востаннє завершували проект задовго до дедлайну? Зазвичай, все відбувається з точністю до навпаки. Невміння вчасно взятися за справу та довести її до кінця — реальна проблема багатьох людей, з якою важко боротися. І ключовим моментом тут є не зниження робочого навантаження, а зміна нашого мислення та підходу до завдань.
Один із методів підвищення особистої ефективності розробив експерт у питаннях управління часом та автор кількох книг на цю тему Девід Ален. Його методика називається Getting Things Done (GTD), що перекладається як «Доведення справ до кінця».
Техніка GTD є процесом з 5 кроків:
Крок 1. Збір: зафіксуйте все, що привертає вашу увагу.
На першому етапі вам потрібно чітко записати всі завдання, які зараз привертають вашу увагу. Важливо ідентифікувати все, щоб регулярно обробляти завдання і бути впевненими, що ви нічого не пропустили.
Крок 2. Обробка: уточніть важливість завдання.
Переглядаючи кожне завдання, запитайте себе: чи потрібно займатися ним? Це допоможе вам позбавитися всього, про що не варто турбуватися. Для ідей, які ви, можливо, захочете реалізувати в майбутньому, корисно створити список «може бути/коли». Цей список слід переглядати щотижня разом із рештою.
Крок 3. Організація: розподіліть дії за категоріями та пріоритетами.
Усі завдання, що потрапили до списку дій, розподіліть по групах подібних дій. На цьому етапі в гру входить ідея контексту.
Крок 4. Огляд: часто перевіряйте списки.
По-перше, регулярно переглядайте завдання, щоб проконтролювати, якою має бути ваша наступна дія. По-друге, огляд списку справ допомагає контролювати, де ви досягаєте прогресу, а де вам потрібно скоригувати дії. У результаті ви бачите, наскільки ефективно працює система загалом.
У методі GTD Девіда Алена огляд списків потрібно робити щотижня. Він складається з наступних кроків:
-
Звільніть голову: наприкінці тижня записуйте всі ідеї, які приходять вам на думку.
-
Працюйте з вхідними даними: розподіліть нові завдання, ідеї та терміни.
-
Перевірте список проектів. Наскільки актуальним є список? Чи виконали ви хоч одну наступну дію минулого тижня, щоб наблизити проект до фінішу?
-
Не варто забувати про списки «може бути/коли-небудь». Чи хотіли б ви перенести деякі елементи з цього списку до списку проектів?
-
Налаштуйте календар. Наскільки він актуальний?
-
Перевірте список очікування. Який поточний статус делегованих завдань? Зв'яжіться з колегами, які займаються ними, якщо це необхідно.
Крок 5. Дії: просто працюйте над завданнями.
Система налаштована таким чином, щоб було простіше розібратися у списку справ. Ваші завдання організовані за пріоритетами та розміщені у відповідних контекстах. Ви знаєте, над чим та коли працювати. Настав час розпочати роботу.
Тепер, коли ви розумієте основні принципи GTD, можна починати з нею працювати. Цілком можливо, що деякі елементи або етапи GTD вже є частиною вашого робочого процесу. Для початку вам знадобиться якийсь інструмент для збирання та систематизації всіх ваших ідей, завдань, обов'язків – всього, що вам потрібно запам'ятати. Напевно, у вас вже є улюблена програма або зручний планувальник. Якщо ні, шукайте той, що підійде саме вам. Головне – щоб це був інструмент, який дозволить вам якнайшвидше витягнути завдання з голови та помістити в систему. Якщо інструмент, яким ви користуєтеся сьогодні, не дає вам такої можливості, замініть його іншим.
Потім виділяйте трохи часу щотижня або на початку кожного дня для перегляду завдань. Зрештою, час витрачається даремно тоді, коли завдання не візуалізовані і немає загального уявлення про те, що є актуальним і що знаходиться в процесі роботи. Переконайтеся, що завдання розподілені за пріоритетом, щоб не витрачати час на з'ясування того, що важливіше.
Як ви організуєте ці завдання залежить тільки від вас, але пам'ятайте, що найкраще починати шлях самопізнання та, надалі, покращення своєї особистості із тими, хто зможе зробити розуміння системи ще простішим та не допустить помилкового застосування системи. Саме цю та інші не менш важливі теми будуть розглянуті на 3-денному безкоштовному марафоні в телеграм.
